Shoshilinch ravishda belgilangan faks - uni xo'jayinga tezroq bering, qutini to'ldirgan elektron pochta xabarlarini qismlarga ajratib qo'ying, pochta xodimi olib kelgan bir qator xatlar va bir nechta posilkalarni shoshilinch ravishda bo'limlar bo'ylab "tarqating". ta'tilga ariza yozdi. Bu erda sizda ham reklama, ham muhim buxgalteriya hujjatlari mavjud. Kotibning ishi qiyin! Bitta "qog'oz" ni yo'qotishga arziydi, chunki tashkilotning taqdiri va martabangiz bunga bog'liq ekan. U yoki bu hujjatni har doim topish uchun siz yozishmalarni to'g'ri ro'yxatdan o'tkazishingiz kerak.
Kerakli
- Kiruvchi yozishmalar registri,
- chiquvchi pochta jurnali,
- 96 varaqli daftarlar,
- tashkilot shakllari,
- papkalar.
Ko'rsatmalar
1-qadam
Siz barcha kiruvchi va chiquvchi yozishmalarni ro'yxatdan o'tkazishingiz kerak, bundan tashqari, qabul qilingan yoki yuborilgan kuni. Barcha turdagi yozishmalar ro'yxatdan o'tkazilishi kerak: pochta jo'natmalari, elektron pochta xabarlari, fakslar, xabarning qo'llariga shaxsan topshiriladi. Muhim elektron pochta xabarlari (kiruvchi va chiquvchi) boshqa yozishmalar turlari singari chop etilishi va qayd etilishi kerak. Bundan tashqari, ichki yozishmalarni ro'yxatdan o'tkazish kerak: eslatmalar, xizmat yozuvlari, tushuntirish yozuvlari, bayonotlar, shikoyatlar.
2-qadam
Xatlarni ro'yxatdan o'tkazish uchun maxsus ro'yxatga olish jurnallarini saqlang. Muayyan turdagi yozishmalar hajmiga qarab siz kiruvchi va chiquvchi yozishmalarning umumiy jurnallarini yaratishingiz yoki qo'shimcha ravishda ularni turlarga qarab ajratishingiz mumkin. Masalan, kiruvchi va chiquvchi elektron pochta xabarlarini yozish uchun jurnal yarating. Xat yozish hajmidan qat'i nazar, kiruvchi va chiquvchi fakslarni ro'yxatdan o'tkazish uchun alohida jurnal yaratish qulay.
3-qadam
Agar sizda bosmaxonada chop etilgan yozishmalarni ro'yxatdan o'tkazish bo'yicha maxsus jurnal bo'lmasa, oddiy daftarni olib, uni yoying. Kiruvchi xatlar jurnalida xabarning raqamini, qabul qilingan sanasini, shuningdek, elektron pochtadan faksgacha bo'lgan barcha turdagi xabarlar uchun umumiy jurnalingiz bo'lsa, yozishmalar turini ko'rsating. Alohida ustunda xatning mazmunini qisqacha tavsiflab bering. Keyingi ustunda rahbarning qarorini va xat ijroga topshirilgan shaxsning ismini yozing. Amalda, agar masala ma'lum bir shaxs tomonidan boshqarilsa, ko'plab harflar menejerga etib bormaydi, lekin darhol ijrochiga etkaziladi, shuning uchun siz ushbu ustunni katta qilib qo'ymasligingiz kerak. Ijrochining familiyasi ostida yoki uning yonida hujjatni olganligini ko'rsatib, imzo qo'yish uchun joy qoldirish tavsiya etiladi. Agar rahbar kotibga hujjatning "bajarilishini" nazorat qilishni buyurgan bo'lsa, unda alohida ustunda nazorat to'g'risida yozuv qizil siyoh bilan ("K" harfi yoki "nazorat" so'zi) qo'yiladi. Ushbu hujjat bilan bog'liq buyurtmaning bajarilishini tugatgandan so'ng, ijroga belgi qo'ying, shuningdek "ishga" xatni topshiring (ishning raqamini va uning tuzilgan sanasini ko'rsating).
4-qadam
Xat yozish reestri barcha chiquvchi xabarlar uchun ham zarur. Chiqish xatlar jurnalida kiruvchi yozishmalar jurnaliga qaraganda kamroq ustunlar mavjud. Kiruvchi xatlar registrida bo'lgani kabi, chiquvchi xatlar registrida xatning seriya raqami bilan ustun, sana yozilgan, faqat jo'natilganligi, yozishmalar turini (agar kerak bo'lsa) yozing, xabarning qisqacha mazmuni, hujjat (xat) muallifining familiyasi, shuningdek, xabarning nusxasi berilgan ishning raqami ko'rsatilgan ustun bilan.
5-qadam
Maxsus usulda siz pochta orqali yuborgan yozishmalarni ro'yxatdan o'tkazishingiz kerak. Pochta orqali yuborilgan xatlarni ro'yxatdan o'tkazish tashkilotning firma blankalarida amalga oshiriladi. Bir vaqtning o'zida 7-10 tadan ko'p bo'lmagan xatlarni yuborish yaxshiroqdir. Qo'lda yoki kompyuterda, shaklda, pochta orqali yuborilgan har bir xat uchun jo'natilgan sanani pastga yozing, yozuvning seriya raqamini, tashkilotning nomini, joylashgan joyini ko'rsating (faqat shaharni yoki mintaqa). O'ng tomonda bir oz bo'sh joy qoldiring. Bu erda, pochta orqali chek olgandan so'ng, siz undan pochta raqamlarini kiritishingiz kerak (odatda 6-8 raqam). Har bir jo'natma uchun tashkilot nomining ostiga, yuboriladigan hujjatlarning raqamlari va sanalarini yoki ularni aniqlashga imkon beradigan boshqa ma'lumotlarni yozing. Pochta bo'limida ushbu ro'yxat pochta markasi bilan tasdiqlangan. Siz uni alohida papkada yoki chiquvchi xabarlar saqlanadigan papkada saqlashingiz mumkin.
6-qadam
Ichki yozishmalarning har bir turini yozib olish uchun alohida jurnal kerak. Har bir jurnalda hujjatning raqamini, uning sanasini, muallifning familiyasini, xulosasini, rahbarning qarorini, ijrochining familiyasini, nazorat belgisini, shuningdek ishning raqamini ko'rsating.
