Turli xil papkalar va klassifikatorlar uzoq vaqtdan beri nafaqat ofis, balki uy sharoitida ham mavjud. Haqiqatan ham, bu hujjatlarni tematik tarqatish bilan bir qatorda saqlashning juda qulay usuli. Ammo papkalar juda ko'p bo'lsa, ularni ish joyida tarqatish muammosi paydo bo'ladi.
Kerakli
- - papkalar;
- - qog'oz tovoqlar;
- - stikerlar;
- - qutilar;
- - qalam.
Ko'rsatmalar
1-qadam
Papkalarning tarkibini tushuning. Muayyan hujjatni topishni osonlashtirish uchun uni ba'zi umumiy printsiplarga muvofiq tashkil etish kerak. Masalan, talabalar har bir fan uchun papka belgilashi kerak. Ishlaydigan kishi faoliyat sohasi bo'yicha taqsimotni amalga oshirishi mumkin, shuningdek, juda muhim yoki shoshilinch hujjatlar uchun ikki yoki uchta papkani ajratishi mumkin. Tasniflash tizimini tanlaganingizdan so'ng, barcha qog'ozlarni tizimga muvofiq joylashtiring va unda saqlangan narsalarning yozuvi bo'lgan papkalarga stikerlarni yopishtiring.
2-qadam
Olingan papkalarni qanday qilib yaxshiroq tartibga solish kerakligini aniqlang. Agar ular katta va barqaror bo'lsa, ularni mavzu bo'yicha javonga joylashtirishingiz mumkin. Yupqa va egiluvchan papkalar gorizontal holatda yaxshi saqlanadi. Biroq, katta uyumlardan foydalanish noqulay, shuning uchun ularni bir vaqtning o'zida qog'oz tagliklariga joylashtiring. Bunda ma'lumot qidirishni osonlashtirish uchun tematik tasnifga rioya qiling.
3-qadam
Rafga o'tirish uchun ingichka papkalar kerak bo'lsa, ajratgichdan foydalaning. Bu javonning bir qismini boshqasidan ajratib turadigan bo'linma shaklida yoki qog'ozlar uchun vertikal ochiq laganda shaklida bo'lishi mumkin. Shunday qilib, bitta papkani javondan olib tashlaganingizda, qolganlari tushishni boshlamaydi va tartibsizlik bo'lmaydi.
4-qadam
Kompaniya arxivida saqlashni tashkil qilish kabi juda ko'p papkalar uchun javonlarda saqlash tizimidan foydalaning. Shunday qilib, qog'ozlar davlat depozitariylarida saqlanadi. Shu bilan birga, papkalar javonlarga o'rnatilgan maxsus qutilarda saqlanadi. Ushbu qutilarning o'ziga xos xususiyati shundaki, ular yuqoridan emas, balki yon tomondan ochilib, kerakli papkani olish imkonini beradi. Barcha og'ir idishni rafdan olib tashlamasdan. Xuddi shu yon qopqoqda, saqlash bo'limida qanday hujjatlar borligi haqida ma'lumot bilan stiker yopishtirish mantiqan to'g'ri keladi.
