Telefonogramma telefon orqali og'zaki ravishda uzatiladigan hujjatlarning umumlashtirilgan nomini anglatadi. Bu xizmat ma'lumotlarini uzatish uchun, qoida tariqasida, shoshilinch ravishda biron bir narsa haqida xabar berish, xabar yuborish va taklifnoma yuborish kerak bo'lgan favqulodda holatlarda qo'llaniladi.
Kerakli
ish yuritish materiallari, qabul qiluvchining telefon raqamlari, chiquvchi pochta jurnali, telefon aloqasi
Ko'rsatmalar
1-qadam
Telefon xabarining matnini tayyorlang. Xabarning mohiyatini qisqacha aytib bering, matnning tavsiya etilgan uzunligi 50 so'zdan oshmasligi kerak. Agar telefon xabarida kelajakda sodir bo'lishi kerak bo'lgan voqea haqida ma'lumot bo'lsa: yig'ilish, yig'ilish, akt tuzish va h.k., unda tadbirning aniq joyi va vaqtini ko'rsatganingizga ishonch hosil qiling.
Matn ikki tomonlama talqin qilish imkoniyatini istisno qiladigan tarzda tuzilishi kerak.
2-qadam
Boshdan xat tuzish qoidalariga muvofiq qog'oz xabarni qog'ozga yozing. Shunday qilib, matnli hujjatga rekvizitlar berilishi kerak: noyob raqam va tuzilgan sana. Telefon xabari uning nomidan uzatiladigan shaxs tomonidan imzolanadi.
3-qadam
Telefon xabarini qabul qiluvchini aniqlang. Agar bir nechta oluvchilar bo'lsa, xabar matniga qo'shimcha ravishda oluvchilar ro'yxatini tuzing. Bunday ro'yxat alohida varaqda tuziladi, unda telefon xabarlari va tegishli telefon raqamlari yuborilishi kerak bo'lgan tashkilotlarning nomlari mavjud.
4-qadam
Telefon xabarini chiquvchi yozishmalar jurnalida ro'yxatdan o'tkazing. Agar sizning ish oqimingizda telefon orqali xabar kamdan-kam uchraydigan hodisa bo'lsa, ro'yxatdan o'tish uchun umumiy jurnaldan foydalaning. Agar siz muntazam ravishda ma'lumot uzatish usulini qo'llagan bo'lsangiz, telefon xabarlari uchun alohida jurnalni boshlang, shunda navigatsiya qilish siz uchun qulayroq bo'ladi.
5-qadam
Qabul qiluvchiga qo'ng'iroq qiling va telefon orqali xabar olishni so'rang. Telefon xabarini olgan shaxsning mavqei, familiyasi, ismi, otasining ismini bilib oling va yozib oling.
6-qadam
Abonentga ayting:
- telefon nomidan xabar yuborilgan shaxsning lavozimi, familiyasi, ismi, otasining ismi;
- sizning lavozimingiz, familiyangiz, ismingiz, otangizning ismi va telefon raqamingiz.
Telefon xabarining matnini yozib oling. Matnni uzatgandan so'ng, abonentdan telefon xabarini yozib olishning to'g'riligini tekshirish uchun uni qayta o'qishini so'rang.
7-qadam
Abonentdan telefon xabarining kiruvchi ro'yxatdan o'tish raqamini bilib oling, yozib qo'ying.
